Review thứ 6 – một ngày làm việc hiệu quả tại Agribank.
Công việc căng đét, nên từ buổi tối hôm trước mình đã dành gần 3 tiếng (vừa làm vừa nghe nhạc big bang) để chuẩn bị cho kịp hồ sơ sáng thứ 6.Xong xuôi tất cả mọi việc, về đến nhà khá muộn, leo lên giường ngủ một mạch đến sáng.
Thứ 6: 7h có mặt tại cơ quan, nhưng cũng loay hoay làm gì đó đến khoảng 8h mới bắt đầu làm. Nguyên một ngày làm việc có cảm giác khẩn trương, chất lượng, hiệu quả, tập trung, bình tĩnh, vui tươi, không thấy mệt.
Mặc dù việc nhiều, trong ngày lại có cả những tình huống, những công việc phát sinh bất ngờ nhưng: Buổi trưa vẫn kịp đi ăn và ngủ trưa tại bàn. Buổi chiều vẫn kết thúc công việc đúng giờ để kịp đón con. Tuy nhiên, về đến nhà thì thấy cạn năng lượng, chỉ kịp ăn uống rồi đi ngủ sớm luôn, hình như chưa tới 8h đã ngủ rồi.
Cảm giác yêu thích công việc hơn, có động lực hơn khi sắp xếp mọi thứ ổn thoả, đâu vào đấy! Giờ đây, mình mới có thời gian ngồi phân tích lại những yếu tố làm nên một ngày hiệu quả để tiếp tục phát huy:
– Yếu tố tinh thần là quan trọng nhất, khi chú trọng chăm sóc để có một tinh thần tốt thì mình mới sẵn sàng xử lý công việc cấp bách mà không bị hoảng hốt, và sẵn sàng đón nhận những tình huống bất ngờ mà không thấy buồn bã hay cáu gắt, mệt mỏi hay căng thẳng, hoảng hốt hay chán nản… Khi tinh thần tốt thì giả sử những ng xung quanh có cáu gắt với mình, mình vẫn cười được. Đúng là có lúc gặp trục trặc kỹ thuật, trong khi khách thì gấp việc réo điện thoại liên tục, mình tuy đôi lúc hơi rối một tí nhưng vẫn lấy lại đc bình tĩnh ngay sau đó.
– Ăn, ngủ, nghỉ đúng giờ và không “cố quá”. Cái này đơn giản mà quan trọng phết. Ăn sáng trước 9h, ăn trưa trước 13 h, buổi trưa phải dành thời gian tĩnh lại một chút, buổi tối ăn trước 7h. Đi ngủ trước 23h. Buổi sáng đặt báo thức để dậy trong khoảng 5-7h, nếu tự dậy sớm hơn chắc cũng ko sao. Mình áp dụng một phát là có kết quả ngay, thấy khác ngay.
Không tự ép mình làm việc lúc tinh thần và năng lượng đang xuống thấp, không vắt kiệt sức mình. Nếu đang “down mood” mà công việc lại gấp thì nên tĩnh lại 5 phút rồi tiếp tục làm việc. Tuy nhiên, nếu không bị down mood thì rất nên “tự ép mình” làm những việc “khó”. Ví dụ mỗi ngày mình dành ra một khoảng thời gian để viết, mình tự ép mình nặn chữ ra cho đủ một bài.
– Sắp xếp và hình dung trước công việc: Không được kết thúc một ngày làm việc trong sự dở dang. Thà đừng làm ngay từ lúc đầu, đã bắt tay vào làm thì cố làm cho xong dứt điểm. Hoặc ít ra hãy làm tiếp cho đến khi cảm thấy “hôm nay như vậy là đủ rồi”. Vì lúc đó ta mới có “tâm thế kết thúc”, ta bắt đầu sắp xếp công việc ổn thoả cho ngày hôm sau. Khi xong việc hôm nay rồi, ta nán lại một chút, xem xét các công việc còn tồn đọng và hình dung ngày tiếp theo mình sẽ làm gì?
Nên ghi ra các công việc cần làm trong ngày tiếp theo. Và chỉ liệt kê ra từng đầu việc, không ghi chi tiết từng bước. Việc liệt kê ra từng phần việc nhỏ với danh mục dài dằng dặc sẽ làm khó ta.
Nhưng mỗi đầu việc là một chuỗi quy trình, nếu không viết chi tiết từng phần việc nhỏ thì ta dễ quên, dễ bị rối, dễ lẫn lộn. Bí kíp tiếp theo là trong mỗi phần việc nhỏ, ta cũng ghi lại các bước tiếp theo cần phải làm. Việc này cũng chẳng mất nhiều thời gian, đơn giản là ta làm đến đâu thì ghi chú lại đến đấy. Bất kỳ lúc nào nảy ra dự định gì, hay có việc gì cần làm tiếp thì ta đều khi chú lại và kẹp vào hồ sơ, tài liệu của đầu việc đó. Như vậy chỉ cần cầm bộ hồ sơ lên, ta biết bước tiếp theo cần làm gì, ta không cần phải nhớ nhiều nữa, chỉ cần nhớ những việc chính trong ngày, sau đó đụng vào việc gì thì đã có ngay danh mục của việc đó rồi.
